فهرست

مقدمه ۴

۱-هدف و دامنه کاربرد : ۹

۴-۳- ورودی به جلسه ۱۱

دستورالعمل نظام پیشنهادات در شرکت آهنگری ۱۴

پودر مشهد ۱۴

چکیده ۱۶

تفاوت خلاقیت و نوآوری ۱۷

ویژگیهای افراد خلاق و نوآور ۲۱

دستورالعمل نظام پیشنهادات ۲۴

(نمونه های برای روش اجرایی مدیریت مذاکرات در شرکت آهنگری پودر مشهد) ۲۶

راهکارهای متقابل در برابر پیشی جستن در حمله به قرار زیر است: ۲۹

منابع و مأخذ ۴۳

نمونه ای برای روش اجرایی مدیریت مذاکرات ۴۴

مدرس : استاد دکتر محمود قربانی ۴۹

مقدمه ۵۰

موانع و مشکلات اجرایی شدن این مهارت ۵۵

نسلهای مدیریت زمان ۵۵

منحنی کارآیی شخصی ۵۷

اجتناب از خطاها ۵۹

 مقدمه

جلسه یکی از مؤلفه های اصلی و مهم در کسب و کار است. اما برگزاری جلسه مستلزم صرف زمان و هزینه است. که صد البته هر دو بسیار ارزشمند هستند. بنابراین بهتر است فقط زمانی تشکیل جلسه بدهیم که ضرورت داشته باشد و باید همیشه جلسات مختصر و مفید باشند.

جلسه چیست؟

یک جلسه کاری عبارت است از  گروههای عده ای از افراد که با هدف مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری انجام می شود. اکثر جلسات کاری جنبه رسمی دارند و بایستی زمان و مکان آنها از قبل مشخص شده باشد. تعداد افراد شرکت کننده معمولاً بیشتر از دو نفر است ولی میتواند بین دو نفر هم باشد. جلسه دارای هدف مشخصی است که در دستور جلسه ذکر می شود و قبل از تشکیل جلسه بین شرکت کنندگان توزیع می شود.

بررسی هزینه ها :

بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع، تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه ها دانش ایشان برای دست یابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار میگیرد:

آگاهی از اهداف

معمولاً هدف از برگزاری نشست های کاری در یکی از مقوله های زیر است

• انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری؛

• صدور دستورات ؛

• رسیدگی به گلایه ها و شکایات یا انجام قضاوت؛

• اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری؛

• دستیابی به ایده های نو؛

• ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.

• تنظیم وقت

پس از اتخاذ تصمیم در مورد هدف اصلی تشکیل جلسه، تاریخ و زمان برگزاری جلسه متناسب با وقت کلیه افرادی که حضورشان ضروری است تنظیم می گردد/

• تأکید بر اهداف

اهداف را بایستی بصورت کلی و جزئی خلاصه کرد تا کلیه شرکت کنندگان آنها را بخاطر داشته باشند تا چنانچه از مسیر اصلی بحث دور شدند آنها را متوجه دستور جلسه کرد.

نکته : اگر بدون تشکیل جلسه میتوان موضوعی را حل و فصل کرد، حتماً همین کار را انجام دهید.

جلسات رسمی

قوانین مربوط به برگزاری نشستهای رسمی ممکن است بسیار پیچیده و از کشوری به کشور دیگر، یا سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. از جلسات رسمی عبارتند از : جلسات هیئت مدیره، جلسات عمومی، کنفرانسها ، جلسات خارجی، مجامع عمومی سالیانه، جلسات کمیته های دائمی.

نکته : استفاده از ارتباطات مجاری مثل کنفرانسهای تلفنی، ویدیویی، اینترنت، پست الکترونیک و پیام های اینترنتی در برگزاری جلسات بسیار مفید است.

عوامل مؤثر بر برگزاری جلسه

۱) انتخاب نوع جلسه : رسمی یا غیر رسمی باشد.

۲) تعداد شرکت کنندگان : معمولاً جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.

۳) با گذاشتن یک ساعت مچی روی میز : تنظیم وقت جلسه

۴) دستور جلسه : از قبل آماده و کاملاً مطابق آن جلسه را پیش برود.

• مقدمات تشکیل جلسه

بایستی فرصتی را به فراهم کردن مقدمات تشکیل جلسه اختصاص دهیم، با اینکار به هیچ وجه اتلاف وقت نیست. نتیجه فعالیتها و هماهنگی های قبل از نشست باید به گونه ای باشد که افراد کلیدی حتماً در زمان و مکان مناسب در جلسه حضور یابند و در نهایت تصمیمات منطقی و درستی را اتخاذ کنند.

• انتخاب شرکت کنندگان

- کسانی را بایستی انتخاب کرد که حضور آنها ضروری و بتوانند با استفاده از مهارت یا پیشنهادات خود نقش مفیدی ایفا کنند.

- نقش شرکت کنندگان ارزیابی شود و نام آنها در دستور جلسه کنار مورد مربوطه یادداشت شود.

• اطلاع دادن به شرکت کنندگان

تاریخ، زمان، مکان و هدف از تشکیل جلسه را دقیقاً به اطلاع شرکت کنندگان برسانید و گاهی اوقات راحت ترین کار این است که از شرکت کنندگان بخواهید در همین جلسه زمان تشکیل جلسه بعدی را مشخص و قطعی کنید.

• تهیه و دستور جلسه

گرد آوری مفاد دستور جلسه فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد بحث و بررسی قرار گیرند.

دستور جلسه بایستی کوتاه، ساده، و واضح و روشن باشد. (نمونه دستور جلسه ص ۲۲)

تنظیم – دستور جلسه باید حاوی عناوین مورد بحث و جزئیات مربوط به تاریخ، زمان، مکان و هدف باشد.

توزیع – پس از تهیه پیش نویس باید آنرا به تأیید شرکت کنندگان رسانده و در صورت تغییر در آن دیگران بایستی مطلع شوند.

• تعیین محل جلسه